Offentlighet och sekretess vid offentlig upphandling

Seminariet fokuserar på handläggning av sekretessfrågor inom ramen för offentlig upphandling. Syftet med seminariet är att du som deltagare ska få ökad kunskap om hur du på ett korrekt och effektivt sätt handlägger frågor om sekretess vid offentliga upphandlingar.

Under seminariet behandlas relevanta grundläggande bestämmelser om vad som utgör en allmän handling och när en handling blir allmän. Här redogörs även för vilka vanligt förekommande uppgifter och handlingar i upphandlingar som normalt omfattas av sekretess och som leverantörer därför kan begära sekretess för, respektive myndigheter kan, sekretessbelägga. Genomgående under seminariet ges praktiska exempel på vilka åtgärder myndigheter och enskilda handläggare kan och bör vidta i det praktiska arbetet med att hantera frågor om offentlighet och sekretess vid offentlig upphandling.

 

När det gäller hanteringen av den ökade mängden sekretessrelaterade frågor i offentliga upphandlingar har vi identifierat fem delar som en upphandlande myndighet särskilt bör fokusera på för att säkerställa en korrekt hantering av sådana frågor, nämligen:

  1. att iaktta både den inre och den yttre sekretessen samt ta fram riktlinjer och information till anställda och konsulter för att undvika att sekretessbelagda uppgifter röjs eller att upphandlingen äventyras.
  2. att lämna tydliga instruktioner i upphandlingsdokumentet om att anbudsgivarna kan begära sekretess och att också tydligt motivera begäran och beskriva riskerad skada.
  3. att vara noga med formuleringar i samtliga handlingar under upphandlingens genomförande, från interna e-postmeddelanden till kommentarer i utvärderingsprotokoll, för att ha kontroll över vilka handlingar som blir            allmänna vid upphandlingens avslut samt vilken information som finns i sådana allmänna handlingar.
  4. att ha en god kommunikation med anbudsgivarna för att erhålla underlag inför sekretessprövningen och bedömningen av om anbudsgivarna riskerar att lida skada av om anbudet lämnas ut samt för att bibehålla en god relation till anbudsgivarna.
  5. att genomföra en noggrann sekretessprövning och upprätta ett välmotiverat sekretessbeslut, för att undvika att en domstol återförvisar målet till myndigheten för en ny prövning samt för att undvika en överprövning som sker endast på grund av att anbudsgivare anser sig ha fått ta del av för lite information.

Medverkande

Anders Nilsson, advokat och delägare, och Hanna Lundqvist, advokat, från Advokatfirman Lindahl

Rubrikbild av Avinor Oslo lufthavn/Espen Solli, CC BY 3.0.